L'évolution des modes de vie et la situation économique font que de plus en plus de salariés travaillent loin de leur domicile. Ceux-ci sont donc dans l'obligation de déjeuner sur place.
L'employeur peut participer (ce n'est pas une obligation) au financement des repas.
Trois options sont possibles :
le financement de tickets restaurant,
la fourniture d'un local aménagé (cantine),
la participation au financement d'un restaurant d'entreprise.
Les tickets restaurant :
Tous les salariés de l'entreprise qui justifient d'un repas compris dans leur horaire de travail, doivent bénéficier de tickets restaurant.
La participation au financement des tickets restaurant constitue normalement un avantage en nature soumis à cotisations sociales et fiscales. Pour être exonéré, la participation de l'employeur doit être comprise entre 50 % et 60 % de la valeur du titre, sans dépasser 5,33 euros.
Mise en place d'un réfectoire :
Dès que 25 salariés au moins, désirent prendre leur repas sur le lieu de travail, l'employeur est tenu, après avis du CHSCT, ou à défaut, des délégués du personnel, de mettre à leur disposition un local de restauration aménagé. Le local de restauration doit être pourvu de sièges, de tables, d'un robinet d'eau potable (froide et chaude), d'un réfrigérateur et d'un système pour réchauffer les plats.
Dans le cadre de son activité sociale, le comité d'entreprise peut financer une partie de l'achat du matériel supplémentaire. Cette dépense s'impute sur le budget des activités sociales et culturelles (ASC).
Financement d'un restaurant d'entreprise :
L'employeur peut financer (ainsi que le comité d'entreprise) le fonctionnement d'un restaurant d'entreprise (ou inter-entreprises). Tous les salariés de l'entreprise ont un droit d'accès au restaurant (temps complet, temps partiel, CDI, CDD). Les intérimaires bénéficient également de cet accès.
Cette participation constitue normalement un avantage en nature soumis à cotisations. L’administration admet qu'il ne soit pas tenu compte de l'avantage en nature, si la participation du salarié est au moins égal à 50 % de 4,60 euros.
La prise en charge par l’employeur du repas de ses salariés, en dehors de situation de déplacement professionnel est constitutive d’un avantage en nature nourriture.
L'évaluation de l'avantage en nature est forfaitaire et est fixée, depuis le 1er janvier 2014, à 4,60 euros par repas soit 9,20 euros par jour (pour deux repas).
Si sa participation financière est inférieure à l'évaluation forfaitaire de 4,60 euros : il convient de réintégrer la différence dans l'assiette des cotisations.
Exemple : si la participation salariale s’élève à 1,50 euros par repas, l'avantage en nature à réintégrer dans l'assiette est de 3,10 euros par repas (4,60 euros - 1,50 euros).
On entend par cantine ou restaurant d’entreprises les établissements bénéficiant du taux réduit de la taxe sur la valeur ajoutée aux recettes provenant de la fourniture de repas au sens de l’article 85 du code général des impôts.
Lorsque la participation financière du salarié est inférieure à l'évaluation forfaitaire de 4,60 euros, il convient de distinguer deux situations :
- la participation est inférieure à 50 % de l’évaluation forfaitaire, il convient de réintégrer la différence dans l'assiette des cotisations ;
- la participation est supérieure ou égale à 50 % de l'évaluation forfaitaire, l’avantage en nature peut être négligé et ne doit pas être intégré dans l’assiette des cotisations.
Exemple : la participation salariale s’élève à 1,50 euros par repas, l'avantage en nature à réintégrer dans l'assiette est de 3,10 euros par repas (4,60 euros - 1,50 euros).
Exemple : la participation salariale s’élève à 3 euros par repas, l’avantage en nature nourriture peut être négligé et ne pas être intégré dans l’assiette des cotisations.
N’est pas considérée comme un avantage en nature, et n’est donc pas réintégrée dans l’assiette de cotisations, la fourniture de repas résultant d’une obligation professionnelle ou pris par nécessité de service prévue conventionnellement ou contractuellement.
Sont ici visées :
- les personnes qui, par leur fonction, sont amenées par nécessité de service à prendre leur repas avec les personnes dont ils ont la charge éducative, sociale ou psychologique.
- Dès lors que leur présence au moment des repas résulte d’une obligation professionnelle figurant dans un projet pédagogique ou éducatif de l’établissement, soit dans un document de nature contractuelle tel un contrat de travail.
Les personnels de cantine et de service ne sont pas concernés par cette disposition qui résulte d’une tolérance ministérielle.
Didier FORNO
CEOLIS
Publié le 07/01/2014