La délibération n°2015-165 (publiée le 4 juin 2015) rappelle les règles que doivent respecter les dispositifs de géolocalisation des véhicules utilisés par les salariés.
Tout d’abord, le dispositif de géolocalisation doit répondre à l’une de ces finalités :
- Le respect d’une obligation légale ou réglementaire en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés
- Le suivi et la facturation ou la justification d’une prestation auprès d’un client ou d’un donneur d’ordre
- La sûreté ou la sécurité de l’employé lui-même ou des marchandises ou des véhicules dont il a la charge ; en particulier la lutte contre le vol du véhicule
- Une meilleure allocation des moyens pour des prestations à accomplir dans des lieux dispersés (interventions d’urgence, taxis, flotte de dépannage)
- Le contrôle du respect des règles d’utilisation du véhicule édictées par l’employeur
- Le suivi du temps de travail mais uniquement si celui-ci ne peut être réalisé par aucun autre moyen (y compris déclaratif)
De plus, la collecte des données de géolocalisation ne doit pas activée en dehors du temps de travail et le dispositif doit pouvoir être désactivé par l’employé.
Par ailleurs, les données pouvant être collectées sont les suivantes :
- Identification de l’employé (nom, prénom, numéro de matricule, numéro de plaque minéralogique)
- Données relatives aux déplacements (données de localisation)
- Données complémentaires liées à l’utilisation du véhicule (vitesse de circulation, nombre de kilomètres parcourus, durée d’utilisation, temps de conduite, nombre d’arrêts)
- Date et heure des désactivations et activations du dispositif de géolocalisation pendant le temps de travail
De plus, le contrôle des infractions relevant des pouvoirs publics, un employeur ne peut pas utiliser les données issues du dispositif de géolocalisation à ces fins.
Durée de conservation et sécurité des données
Le principe général édicté par la CNIL stipule que « les données relatives à la localisation d’un employé ne peuvent ainsi être conservées que pour une durée pertinente au regard de la finalité du traitement qui a justifié la collecte » et que « une durée de deux mois est considérée comme adéquate ».
Toutefois, cette durée peut être supérieure
- si une disposition légale le prévoit ;
- si une telle conservation est rendue nécessaire à des fins de preuve de l’exécution d’une prestation. Dans ce cas, la durée de conservation est fixée à un an, cette durée ne faisant pas obstacle à une conservation supérieure en cas de contestation des prestations effectuées ;
- si la conservation est effectuée pour conserver un historique des déplacements à des fins d’optimisation des tournées, pour une durée maximale d’un an.
Dans le cadre du suivi du temps de travail, seules les données relatives aux horaires effectués peuvent être conservées pendant une durée de cinq ans.
Enfin, toutes les précautions utiles au regard des risques présentés par le traitement des données doivent être prises pour préserver la sécurité des données à caractère personnel et, notamment au moment de leur collecte, durant leur transmission et leur conservation, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
Hugues NODET
CEOLIS
Publié le 08/07/2015
